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Projektmanagement
Produktiveren Meetings

Meetings nehmen immer mehr Arbeitsstunden der Mitarbeiter in Anspruch. Da ist es Ă€rgerlich, wenn die Zeit fĂŒr Meetings nicht effizient und zielfĂŒhrend genutzt wird und keine Zeit mehr fĂŒr konzentrierte Arbeitsphasen bleibt. Dieser Leitfaden gibt Prinzipien an die Hand, Meetings effizient und zielfĂŒhrend zu gestalten und ressourcen-schonend mit der Zeit der Mitarbeiter umzugehen.

I. Ausgangssituation

In vielen Unternehmen gehören Meetings zum Alltag und sind fĂŒr das Funktionieren komplexer Organisationen unverzichtbar. Meetings vereinen die Vorteile Dinge von Angesicht zu Angesicht besprechen zu können, kollaboratives Arbeiten sowie Entscheidungen zu treffen und Probleme gemeinschaftlich zu lösen. Allerdings nehmen Meetings immer mehr Stunden im Arbeitstag in Anspruch. FĂŒhrungskrĂ€fte zum Beispiel verbringen pro Woche durchschnittlich 23 Stunden in Meetings. In den 60er Jahren waren es noch weniger als 10 Stunden.

II. Problem

Dabei werden Meetings auch oft als Zeitverschwendung empfunden, weil hĂ€ufig die Vorbereitung nicht effizient und die Vorgehensweise nicht zielfĂŒhrend ist. Das ist Ă€rgerlich,denn die fĂŒr Meetings aufgeopferte Zeit fehlt am Ende fĂŒr die eigene Arbeit und unterbricht die „Deep Work Phasen“, in denen man sich ohne Ablenkung auf herausfordernde Aufgaben konzentrieren kann. Die Unterbrechungen von Deep-Work-Phasen geschieht immer hĂ€ufiger und fĂŒhrt dazu, dass Mitarbeiter frĂŒher zur Arbeit kommen,Überstunden machen oder das Wochenende nutzen, um in Ruhe konzentriert zuarbeiten.

III. Lösung

Aber es gibt Möglichkeiten, effektive und effiziente Besprechungen durchzufĂŒhren, die Ihre Mitarbeiter mit Energie und Begeisterung fĂŒr ihre Arbeit erfĂŒllen. Die folgenden Schritte sollen dabei helfen, Meetings effektiv zu gestalten und die kostbare Zeit der Mitarbeiter zu schonen.

Vor dem Meeting….
1. Zweck und Ziel des Meetings identifizieren

Bevor die Agenda aufgestellt wird und Teilnehmer eingeladen werden, sollte zunĂ€chst geprĂŒft werden, was mit dem Meeting erreicht werden soll. Der Zweck des Meetings könnte zum Beispiel darin bestehen die Meilensteine fĂŒr die Jahresziele des Teams zu ermitteln. Das Ziel wĂŒrde dann darin bestehen, die Termine und die Verantwortlichkeiten fĂŒr die einzelnen Meilensteine festzulegen.

2. Teilnehmer mit Bedacht auswÀhlen

Es gibt Mitarbeiter, deren einzige Aufgabe es ist, anderen zu sagen, aus welchen GrĂŒnden ihre Ideen nicht funktionieren werden. Zur Lösung selbst können oder wollen sie jedoch nichts beitragen, ebenso wenig haben sie eigene Ideen. Dahersollte darauf geachtet werden Teilnehmer einzuladen, die etwas zum Thema beitragen können, entscheidende Kenntnisse mitbringen und kreative und konstruktive VorschlĂ€ge einbringen können.

3. Agenda vorbereiten und im Vorab versenden

Nachdem der Zweck, die Zielstellung und geeigneten Teilnehmer identifiziert wurden, kann nun eine Tagesordnung erstellt werden, um die Diskussion auf Kurs zu halten. Hierzu können zunÀchst Themen skizziert werden, die dann in einem nÀchsten Schritt in einer sinnvollen zeitlichen Abfolge strukturiert werden und ein Zeitfenster zugeordnet wird.

Die Agenda sollte im Vorab an die Teilnehmer versendet werden. Auf diese Weise haben die Teilnehmer Zeit, sich mit Diskussionsthemen vertraut zu machen, erforderliche Informationen vorzubereiten oder vor dem Meeting Fragen zu stellen. Dies gibt auch anderen die Möglichkeit, Themen hinzuzufĂŒgen oder vorzuschlagen, wenn etwas fehlt.

4. Protokollant bestimmen

Notizen dienen als schriftliche Aufzeichnung der Diskussion, Entscheidungen und nĂ€chsten Schritte. Sie sind auch hilfreich fĂŒr Personen, die nicht an einer Besprechung teilnehmen konnten. Es ist daher ratsam vor Beginn des Meetings einen Protokollanten zu bestimmen, der das Protokoll anhand der Agenda strukturiert. Auf diese Weise wissen die Teilnehmer spĂ€ter genau, wo sie suchen mĂŒssen, wenn sie auf Entscheidungen zu Meilensteinen und Projekten verweisen mĂŒssen, die aus Ihrem Meeting hervorgegangen sind.

 

Im Meeting…
 5.  Meeting eröffnen

Das Meeting kann mit einer Anekdote begonnen werden, um die Teilnehmer gezielt aus den tĂ€glichen Denktrott zu befreien und fĂŒr neue Themen zu öffnen. Eine positive Stimmung fördert den Auftakt und den Verlauf des ganzen Meetings, wohingegen eine negative Stimmung das Engagement der Teilnehmer nachteilig beeintrĂ€chtigen kann. Mit dem Stellen von Fragen kann man die Aufmerksamkeit der Teilnehmer gewinnen und hier einen guten Übergang von der BegrĂŒĂŸung in die Diskussionspunkte fördern.

6. Diskussionen fördern

Falls wÀhrend des Meetings keine Diskussionen stattfinden, war das Meeting sehr wahrscheinlich unnötig. Denn dann wurden nur Fakten prÀsentiert und still abgenickt.

Es kann aber auch der Fall eintreten, dass sich der Teilnehmerkreis eher aus introvertierten Charakteren zusammensetzt und sich deshalb niemand zu Wort meldet. Hier können direkte Ansprache helfen, um die Diskussion zu fördern oder eher passive Teilnehmer in die Diskussion mit einzubeziehen.

7. Feedback

Feedback ist eine große Chance die nĂ€chsten Meetings zu verbessern und einen Abgleich von Selbst- und Fremdwahrnehmung vorzunehmen. Daher sollte man die Teilenehmer um Feedback bitten und erfragen, was Sie gut fanden, was gestört hat und was Sie sich fĂŒr kommende Meetings wĂŒnschen wĂŒrden. Auf diese Weise können im Unternehmen die Meetings kontinuierlich verbessert werden.

Dabei gibt es verschiedene Feedbackmethoden, die zum Einsatz kommen können und in den Meeting-Regeln formuliert werden können. GÀngige Feedbackmethoden sind z.B.: Keep, Drop, Change oder WWW-Feedback(Wahrnehmung, Wirkung, Wunsch).

 

Nach dem Meeting…
8.  Ergebnisse und Next Steps festhalten

In einem Meeting findet ein Austausch von vielen Informationen statt, welche es gilt auf das Wesentliche zu reduzieren. Hier kann es ratsam sein, ein Ergebnisprotokoll zu fĂŒhren und die Informationen nach Entscheidungen (E), Offenen Punkten (O) und Terminen (T) zustrukturieren. Damit wird es fĂŒr die Teilnehmer im Nachgang einfacher ist,  sich schnell eine Übersicht zu den relevanten Informationen des Meetings zu machen. Die aus dem Meeting entstehenden To-Do’s sollte eine eindeutige Verantwortlichkeit und Deadline zugeteilt werden. Im letzten Schritt wird das Protokoll mit Ergebnissen und den Next Steps an alle Teilnehmer und relevante Stakeholder versendet.

9.  Ergebnisse nach verfolgen

Auch wenn in einem Termin alle einer Meinung waren und sich auf klare nĂ€chste Schritte verstĂ€ndigt haben, heißt das nicht, dass hieran auch gearbeitet wird. Deshalb sollte man als Organisator eines Termins entweder selbst dafĂŒr sorgen, dass die To-Do‘s auch wirklich bearbeitet werden, oder aber man benennt einen Verantwortlichen hierfĂŒr. Auch kann es Sinn machen, sich in regelmĂ€ĂŸigen AbstĂ€nden einen Status zukommen zu lassen – entweder schriftlich oder in einem Follow-Up-Termin.

BerĂŒcksichtigt man die Grundprinzipien bei der Vorbereitung, DurchfĂŒhrung und Nachbereitung der Meetings Schritt fĂŒr Schritt hat man einen großen Hebel,um Meeting effektiv zu gestalten und fĂŒr die Mitarbeiter die wichtige Ressource Zeit zu schonen.