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Projektmanagement
Home Office and Corona: Wie Unternehmen sich am besten vorbereiten

Das Home-Office verändert unsere gewohnte tägliche Routine und bringt Herausforderungen mit sich, wie man den Arbeitsalltag strukturiert, sein Home-Office einrichtet, produktiv ist und sich nicht von der häuslichen Umgebung ablenken lässt und effektiv mit virtuellen Werkzeugen kommuniziert.

Das Coronavirus Sars-CoV-2 hat sich schnell zu einer globale Pandemie entwickelt. T√§glich sind B√ľrgerinnen und B√ľrger mit neuen Informationen konfrontiert: abgesagte Gro√üveranstaltungen, ausfallender Unterricht an Schulen, kurzfristige Einreiseverbote und ausgerufene Quarant√§nezonen. Die Politik reagiert mit teils drastischen Ma√ünahmen, um die Ausbreitung von Infektionen gering zu halten. ‚ÄěFlatten the Curve‚Äú hei√üt das Gebot der Stunde: Die Ausbreitung der Infektionen soll so stark wie m√∂glich verlangsamt werden, damit das Gesundheitssystem nicht unter dem Andrang vieler gleichzeitig Erkrankter kollabiert.

Auch Unternehmen k√∂nnen helfen, die Ansteckungskurve flach zu halten. Vor allem Firmen mit digitalen Arbeits- und¬† Kommunikationsprozessen haben ein Werkzeug zur Hand, das von gro√üer Bedeutung ist: das Homeoffice. Indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten und so der Kontakt mit anderen Menschen auf ein Minimum beschr√§nkt wird, ist auch das¬† Infektionsrisiko gesenkt. Schon allein durch den ausfallenden Arbeitsweg: Die Berliner Verkehrsbetriebe stellten 2017 beispielsweise einen Fahrgastrekord von 1.064 Millionen Fahrg√§sten auf. Das sind mehr als 2,9 Millionen Fahrten pro Tag, in denen Besch√§ftigte sich potenziell bei anderen Mitfahrerinnen und Mitfahrern anstecken k√∂nnen ‚Äď sei es durch unachtsames Husten und Niesen oder durch den Kontakt mit zur√ľckgelassenen Viren an Fahrkartenautomaten, T√ľrkn√∂pfen und anderen Oberfl√§chen. Wer im Homeoffice arbeitet, muss sich um den Arbeitsweg nicht sorgen.

Doch auch innerhalb der Belegschaft wird das Risiko, andere Kolleginnen und Kollegen anzustecken, drastisch minimiert. Im Unternehmen sitzt das Team nah beieinander. Wir teilen den Kaffeeautomaten, benutzen gemeinsam Drucker und Scanner, gehen die gleichen Wege und √∂ffnen T√ľren, Fenster und Schubladen. Wir benutzen Wasserh√§hne und bedienen Lichtschalter. Bakterien und Viren k√∂nnen so von Mensch zu Mensch √ľbertragen werden. Produzierende Unternehmen m√ľssen sich diesem potenziellen Infektionsrisiko zumeist stellen und versuchen es durch versch√§rfte Hygienestandards und konkrete Verhaltensregeln gering zu halten. Unternehmen, deren Arbeitsprozesse √ľberwiegend digital stattfinden, k√∂nnen hingegen leicht den Arbeitsort der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die heimischen vier W√§nde verlegen ‚Äď und so daf√ľr sorgen, dass Bakterien und Viren sich nicht verbreiten. [1]

Dieser Beitrag mit dem Schwerpunkt “Homeoffice w√§hrend der Corona Notlage” beleuchtet die Herausforderungen, die der Ver√§nderungsprozess in Coroanzeit mit sich bringt und zeigt Management- als auch technische L√∂sungen sowie Methoden auf, um diese Herausforderungen im Home Office Alltag zu meistern.

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Herausforderungen

Nun, ja, es wird Herausforderungen geben, die von allen, die planen, B√ľros oder Arbeitspl√§tze zu Hause einzurichten, gel√∂st werden m√ľssen. ¬†Es wird einzigartige Herausforderungen f√ľr das Management, die technische Einrichtung und sogar f√ľr die Mitarbeiter geben. ¬†Aus den durchgef√ľhrten Umfragen geht hervor, dass die drei gr√∂√üten Herausforderungen bei der Homeofficearbeit sind:

1.     Kommunikation

2.     Mangelndesoziale Kontakte,

3.     Isolationund Einsamkeit [2]

Management-Lösungen

F√ľhrungskr√§fte und Unternehmensleiter m√ľssen ihre Mitarbeiter vor allem durch eine geeignete Infrastruktur vorbereiten. ¬†Verf√ľgen ihre Mitarbeiter √ľber den erforderlichen Zugang und die erforderliche Technologie, um von zu Hause ausweiterarbeiten zu k√∂nnen? ¬†Es w√§re hilfreich, wenn die Mitarbeiter neben Laptops auch Headsets und Software zu Hause zur Verf√ľgung haben.

F√ľr diejenigen, die nicht √ľber diese Voraussetzungen verf√ľgen, muss sich die Unternehmensleitung Gedanken dar√ľber machen, wie schnell sichergestellt werden kann, dass jeder zu Hause arbeiten kann, ohne dass sich jemand zur√ľckgelassen f√ľhlt. Als N√§chstes m√ľssen wir damit beginnen, eine gute”Work-from-home”-Kultur zu schaffen. ¬†Dies setzt eine st√§ndige Kommunikation und Zug√§nglichkeit voraus, nicht nur f√ľr die Arbeitnehmer, sondern vor allem f√ľrdie F√ľhrungskr√§fte.

Diejenigen, die neu in die virtuelle Arbeitswelt einsteigen, brauchen vielleicht ein paar aufmunternde Worte von ihren unmittelbaren Vorgesetzten sowie eine Kl√§rung der Arbeitsziele. ¬†Die Arbeitnehmer sollten dem Unternehmen das gleiche Vertrauen entgegenbringen, das sie hatten, als sie sich physisch zur Arbeit im B√ľro gemeldet haben. ¬†Dann w√§rees gro√üartig, wenn regelm√§√üige Treffen abgehalten w√ľrden, bei denen sich allesehen und h√∂ren k√∂nnen (Neeley, 2020).[3]

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Technische Lösungen

1.         Schnelles Umschalten zwischen Heimarbeitsplätzen

COVID-19 hat die europ√§ischen L√§nder, insbesondere Deutschland, fest im Griff. ¬†Die Vorank√ľndigungszeit war recht kurz, da in zahlreichen Unternehmen noch keine Home-OfficeEinrichtungen eingerichtet werden konnten. ¬†Daher ist es wichtig, das Arbeiten von Heimarbeitspl√§tzen aus so schnell wie m√∂glich zu erm√∂glichen.

2. ¬† ¬† ¬† ¬† Sichere Daten√ľbertragung und -speicherung

Da jeder Mitarbeiter √ľber sichere Datenleitungen einfachen Zugang zu jedem Laufwerk und Verzeichnis auf dem internen Server des Unternehmens oder der angeschlossenen Cloud hat, muss die Daten√ľbertragung verschl√ľsselt oder √ľber ein besonders gesch√ľtztes VPN oder Virtual PrivateNetwork erfolgen. ¬†Anders verh√§lt es sichbei der Internetverbindung zu Hause, wo die Datenleitungen in der Regel offenbleiben.

3.         Verwendungvon Smartphones und virtuellen Laufwerken

Dies ist besonders dann wichtig, wenn auch mobil gearbeitet werden muss, da es ebenfalls Situationen gibt, in denen Sie w√§hrend des Transports bestimmte Daten ben√∂tigen. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Daten auf mehreren Ger√§ten verf√ľgbar bleiben. ¬†Mittlerweile k√∂nnen die virtuellen Laufwerke von One Drive die L√∂sung f√ľr kosteng√ľnstigesund sicheres Arbeiten im Heimb√ľro sein.

Diese virtuellen Laufwerke k√∂nnen beim schnellen und sicheren √úbergang zur Arbeit von einem Heimb√ľro aus helfen. ¬†Sie schaffen kollektive Arbeitsstationen inder Cloud und stellen so eine Verbindung zwischen dem physischen Arbeitsplatzund dem Home-Office her. ¬†Die virtuellen Orte entsprechen allen deutschen Standards f√ľr Datensicherheit und Datenschutzund sind zudem revisionssicher konzipiert (Team Drive). [4]

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Individuelle Workforce-Lösungen

Sofern Sie nicht zus√§tzlich zu Ihrer Vollzeit-B√ľroarbeitvirtuelle Arbeit geleistet haben, erfordert der Wechsel zu einer reinen Heimarbeit eine gewisse psychologische Vorbereitung. ¬†Wenn Sie die richtige Einstellung entwickeln, dass die Arbeit in der Realit√§t √ľberall erledigt werden kann, und Sie nicht nurf√ľr die unerwarteten Vorteile der Heimarbeit dankbar sind, wird der √úbergang ein Kinderspiel sein.

Nat√ľrlich wird es auch einige einsame Momente geben! ¬†Andererseits haben Sie die M√∂glichkeit, Ihre Gedanken auf die positiven Dinge zu lenken. W√§ren Sie nicht ein bisschen gl√ľcklicher, wenn Sie dar√ľber nachdenkenw√ľrden, wie viel Zeit und Geld Sie sparen k√∂nnen, wenn Sie nicht mehr zurArbeit fahren m√ľssen und Kleidung f√ľr die B√ľroarbeit kaufen k√∂nnen? ¬†In der Zwischenzeit braucht Ihr Tagesablauf nicht wirklich viel optimiert zu werden.

In Wirklichkeit ist alles gleich, au√üer dass Sie Ihr Zuhause nicht zur Arbeit verlassen m√ľssen. ¬†Das bedeutet: Wenn Ihre √ľbliche Arbeitszeit von acht Uhr morgens bis f√ľnf Uhrnachmittags dauert, dann halten Sie sich trotzdem an diese Arbeitszeiten(Kolakowski, 2019). ¬† Sie erhalten nachwie vor die gleiche Kaffee- und Mittagspause und tragen im Falle von Videogespr√§chen angemessene Kleidung.

Alles, was man also braucht, ist eine proaktive und positive Denkweise. ¬†Als Gegenleistung f√ľr dieZeitersparnis auf dem Weg zur Arbeit k√∂nnen Sie diese Zeit f√ľr die regelm√§√üige Online-Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten und Ihren Teamkollegen nutzen. ¬†Es bedeutet auch nicht, dass Sie IhrenTagesplaner nicht mehr ben√∂tigen, weil Sie von zu Hause aus arbeiten.

Um ehrlich zu sein, werden Sie Ihren Tagesplaner mehr denn je ben√∂tigen, weil niemand da sein wird, um Sie an eine anstehende Aufgabe zu erinnern. ¬†Wenn Sie anfangen, √ľber alles nachzudenken, werden Sie wahrscheinlich erkennen, dass die Herausforderung in Ihrer Geschwindigkeit liegt, sich auf die erforderliche Schicht einzustellen.

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Bew√§hrte Methoden f√ľr virtuelle Besprechungen

Manager m√ľssen bestimmte explizite Richtlinien vor Orthaben, wie z.B. alle Telefone aus, volle Aufmerksamkeit und Teilnahme, keine √úberpr√ľfung von E-Mails oder Multitasking. Dann muss das Management darauf vertrauen, dass die Regeln eingehalten werden. ¬†Es ist jedoch hilfreich, wennregelm√§√üig Videokonferenzen abgehalten werden, um die Einhaltung der Regeln zu√ľberpr√ľfen, und sie dienen au√üerdem als Motivationsmittel f√ľr das Personal.

Machen Sie sich bewusst, dass einige Mitarbeiter vielleichtgerade erst anfangen, von zu Hause aus arbeiten zu lernen, also gehen Sie ihnen geduldig nach und √ľberpr√ľfen Sie sie. Fragen Sie, wie es ihnen geht, stellen Sie Fragen √ľber die laufenden Arbeiten, nehmen Sie ihre Schwierigkeiten zur Kenntnis und teilen Sie Ihreeigenen Erfahrungen mit der Online-Arbeit mit.

Dann k√∂nnen Sie zu Ihren wichtigsten Diskussionsthemen √ľbergehen. ¬†Verfolgen Sie dieBesprechungen schlie√ülich online mit E-Mails oder Nachrichten, umsicherzustellen, dass die Mitarbeiter Sie richtig verstanden haben und dass siemit dem Ergebnis einverstanden sind.

Wer weiss das schon? Vielleicht finden Sie das covid-19 als Katalysator f√ľr Sie, um Wege zufinden, wie Sie Ihr Unternehmen mit dem Home-Office kosteng√ľnstiger betreiben k√∂nnen, als mit einem physischen Arbeitsplatz.

 

Quellen

[1] Dörner, S.; Weck, A. Corona Home Office Guide.

[2] Prokopets, M. 11 BestPractices for WorkingRemotely. Retrieved from https://usefyi.com/remote-work-best-practices/

[3] Neeley, T. (2020). 15Questions About Remote Work,Answered. Harvard Business Review. Retrieved fromhttps://hbr.org/2020/03/15-questions-about-remote-work-answered

[4] Team Drive.https://teamdrive.com/en/homeoffice-because-of-corona/

[5] Kolakowski, N. (2019). 7Effective Remote WorkTips and Best Practices. Retrieved fromhttps://insights.dice.com/2019/05/06/7-effective-remote-work-tips-best-practices/